Comment mieux s’organiser et aller à l’essentiel ?

Comment mieux s’organiser et aller à l’essentiel ?

C’est une question que la plupart d’entre nous posons quotidiennement. N’avez-vous pas déjà eu le sentiment d’être dépassé ? D’avoir l’impression qu’une journée ne suffit pas ? Vous êtes vous déjà senti noyé dans un tas de petites taches quotidiennes et en fin de journée, vous êtes vous rendu compte que vous avez encore repoussé l’avancement de ce projet qui vous tient à cœur ? Le fait est que notre temps n’est pas extensible, et notre volonté est limitée dans une journée.

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Aujourd’hui je vous propose de parler gestion de temps et organisation avec le livre de référence sur le sujet : « Eat the frog. » de Brian Tracy (« Avalez le crapaud! » en français). Ce livre est assez court et se lit facilement, c’est un classique du développement personnel.

Eat the frog est une expression anglaise qui se moque gentiment de nous, les mangeurs de grenouilles. La grenouille ou le crapaud est assimilé(e) ici à la tâche la plus ingrate ou la plus dure de la journée, et le principe est de commencer sa journée en « mangeant le crapaud » (c’est une métaphore qui signifie la tache la plus grande, la plus importante, celle qui vous fait peur et que vous risquez de procrastiner).

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L’une des principales causes de procrastination d’après l’auteur est le manque de précision : « En matière de rendement personnel la clarté constitue la notion la plus importante ». C’est-à-dire lorsque l’on fait les choses sans savoir vraiment pourquoi, sans avoir de plan précis, ni de vision sur le long terme.

Ce livre est décomposé en 21 chapitres, 21 conseils et méthodes de productivités et d’organisation. Je vous en ai sélectionné 3 qui me paraissent intéressantes et qui pourront vous aider dès maintenant à mieux vous organiser et prioriser vos taches.

1 – Planifier chaque journée !

« Commencez dès aujourd’hui à planifier à l’avance chaque journée, chaque semaine et chaque mois…Énumérez tout ce que vous avez à faire au cours des 24 prochaines heures. Ajouter à votre liste tout ce qui vous viendra à l’esprit. Faites ainsi la liste de tous vos projets, ces grands travaux à taches multiples qui compteront pour votre avenir. […] Inscrivez chacun de vos principaux objectifs, projets ou taches en ordre prioritaire (ce qui est le plus important) et en ordre séquentiel) ce qui doit être fait en premier, en deuxième et ainsi de suite… […] Réfléchissez sur papier ! Travaillez toujours à partir d’une liste… »

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C’est aller bien plus loin que de faire une to do list évidemment. C’est aussi voir plus loin que le quotidien. C’est planifier sa vie et ses objectifs à long, moyen et court terme. Coucher sur papier toutes les tâches que l’on doit faire aide à y voir plus clair. Ainsi on se rend mieux compte quelles sont les priorités et les choses les moins importantes. C’est aussi une paix pour l’esprit, vous savez ce que avez faire en vous référant à votre liste ! De ce fait vous n’avez plus besoin d’y penser ou de vous torturer l’esprit avec, c’est noté !

2 – La règle 80/20

«Dressez aujourd’hui même la liste de tous les objectifs, activités, projets et responsabilités qui s’inscrivent dans le cadre de votre vie. Lesquels d’entre eux font partie, ou pourraient faire partie, du 10 ou 20 % des taches qui rendent compte, ou pourraient rendre compte, de 80 % à 90 % de vos résultats ? […] Prenez dès aujourd’hui la résolution de consacrer de plus en plus de temps aux quelques éléments qui peuvent faire toute la différence dans votre vie et votre carrière, et de moins en moins de temps à des activités de moindre valeur. »

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L’auteur fait ici référence à la loi de Pareto, la loi des 80/20. Cette loi a pour principe qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. C’est-à-dire que 80 % de nos actions produisent 20 % de nos résultats et vice versa. L’auteur explique que si vous faites une to do list de 10 tâches à effectuer, statistiquement 2 de ces tâches vous rapporteront autant que les 8 autres. Or si vous commencez par les 8 autres vous aurez perdu 80 % de notre temps pour 20 % de rendements, alors que si vous aviez commencé par ces 2 tâches en premier, vous auriez effectué 80 % des choses les plus importantes de la journée. Cette loi est valable pour tout, nous y reviendrons dans un prochain article. L’auteur explique bien cela par cette phrase :

« Les gens les plus efficaces et productifs sont ceux qui s’imposent pour discipline de s’attaquer à la tâche la plus importante qu’ils ont à accomplir »

Avec la méthode ABCD, en dessous vous allez voir comment prioriser vos différentes taches et faire les plus importantes en premier !

3 – La méthode ABCD :

« Passez en revue des maintenant votre liste de travail, pour y inscrire un A, un B, un C, un D et un E à coté de chaque tâche ou activité qui la compose. Sélectionnez la tâche ou le projet A1 et attaquez-vous y sur le champ. Imposez-vous pour discipline de ne rien faire d’autre jusqu’à ce que cette tâche ou ce projet soit terminé. […] Au cours du mois à venir, avant de commencer à travailler, mettez quotidiennement en pratique la méthode ABCDE, pour chaque travail ou projet de votre liste. D’ici là, vous aurez acquis l’habitude de déterminer et d’accomplir vos tâches les plus prioritaires, et votre avenir sera ainsi assuré. »person-apple-laptop-notebook

Mieux vaut avoir peu d’objectifs, les réaliser plutôt que d’en avoir des tas, se sentir submergé et se laisser à la procrastination. La procrastination engendre une baisse d’estime de soi. On s’en veut de procrastiner et donc on se trouve nul ou flemmard, on est en colère après soi-même et on ne comprend pas ce qui cloche. Nous nous sentons impuissant et dépassé par notre quotidien ou nos rêves.

Et de ce fait nous admirons les autres, ces gens qui réussissent, nous les imaginons bien évidement au dessus de nous, des êtres supérieurs capables d’abattre des monstres de taches, des acharnés, des surhommes… En fait ces gens ont juste développé la capacité de concentrer leur énergie et leurs efforts sur la ou les taches les plus importantes pour eux. Ils ne font pas tout, bien au contraire, mais ils savent où ils vont et ne laissent pas submerger par les autres ou pleins de taches annexes. Nous pouvons devenir ces personnes à force de clarté, d’organisation et de persévérance.

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J’espère que ces 3 clefs vont ont aidé, organisez vous, sélectionnez, ne faites pas ou déléguez (quand vous le pouvez). Si vous voulez aller plus loin, je vous recommande de lire le livre. N’hésitez pas à me faire un retour et me dire ce que vous en avez pensé, si vous aussi vous avez des méthodes pour gérer votre temps, n’hésitez pas à les partager ici.

Paix & gratitude

Virginie

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